学会運営のデジタル化が進む中、「学会 マイページ導入」は、多くの学会様で導入されています。特に会員数が増えるにつれて、情報の個別管理や通知の出し分けといった業務が複雑になっていくため、会員管理システムを活用した運営が必要不可欠になってきます。中には、ホームページに会員ログイン機能を設けたものの、ホームページとは別管理になってしまったり、デザインがホームページと異なってしまったり、複数のツールをつなぎ合わせて運用していたりと課題を抱えている学会様も少なくないのが現状です。この記事では、学会ホームページに会員マイページを導入することで得られるメリットと、導入の具体的な導入方法、そして当社が提供する「学会クラウド」について詳しくご紹介します。

会員専用ページを導入する意味

従来の学会ホームページは、一般公開型が多く、誰でもすべての情報にアクセスできる設計になっていました。しかし最近では、「会員にだけ届けたい情報」が増えています。たとえば、会員向けの最新ニュースやお知らせを発信、学会誌のバックナンバーの共有、年会費の支払い履歴や領収書の確認、会員情報の変更・更新手続き、各種申込（参加、演題登録など）の進行状況の確認など、会員専用ページのニーズは高まっています。また、会員専用ページを設けることで、事務局への問い合わせを減らし、事務局業務の負担を抑える効果もあります。

会員マイページで実現できること

学会サイトに会員マイページを導入することで、以下のような便利な機能を提供することができます。

会員情報の管理が簡単になる

会員一人ひとりに合わせた情報（所属、会費のステータス、履歴など）を、マイページ上で管理できるようになります。事務局側の負担を減らしつつ、会員も「自分の情報」をいつでも確認・更新することができます。

学会誌や資料の閲覧・ダウンロード機能

会員マイページには、学会誌や資料などをPDF形式でアップロードし、会員限定で公開することができます。これにより、印刷・郵送コストの削減と、会員の利便性向上の両方を実現することができます。

各種申込・履歴管理の一元化

学術大会の参加申込、演題登録、セミナー受付など、様々なイベント申込をマイページから行うことができ、その履歴も記録されます。これにより、会員は「自分が何に申し込んだか」をいつでも確認できるため、事務局の問い合わせ対応も減少します。

会員管理システムとの連携で効率化が加速

会員ログイン機能には、会員管理システムとの連携がおすすめです。マイページを導入するだけではなく、会員管理システムと連携させることで、会員データの一元管理（ホームページと会員データの二重管理を防ぐ）、入会申請から承認、登録までの自動化、会費の請求・入金確認の自動処理、メール配信やリマインダーの自動送信などの機能が実現できることで、事務局の業務負担を大きく削減しながら、会員サービスの質も向上させることが可能です。

会員情報のセキュリティ対策

一方で、こうした個人情報が含まれるデータを公開されているホームページのサーバーに保管すると、セキュリティ面での課題が発生します。だからこそ、会員データの連携は、公開されているホームページとは別の会員管理システムと連携することをおすすめします。会員管理システムと連携にはAPI連携という技術を使います。

会員マイページは学会のブランディングにも貢献

学会のホームページにマイページを導入する際には、「デザインの統一感」も重要です。「公式ホームページとマイページがつながっている」という印象を持ってもらうことが信頼性と操作感の向上につながります。実際に、学会サイトとマイページがデザイン的に異なると、利用者は「別サイトに飛ばされた」という違和感を感じてしまう恐れがあります。これを避けるためには、学会ホームページのデザインを踏襲したマイページの構築をおすすめします。

学会クラウドなら、ホームページと連携したマイページを構築可能

当社が提供する「学会クラウド」は、学会運営に必要な機能を網羅したクラウドサービスです。学会ホームページと同じデザインで統一された画面を用意でき、会員情報の変更、申請手続き、支払い状況の確認などができます。また、セキュリティにも配慮した運用体制はもちろんのこと、スマートフォンにも対応した画面レイアウトを実現します。さらに、事務局用の管理画面も充実しており、会員数が増えても、無理なく運用できます。学会毎の業務内容や業務フローにあわせてカスタマイズできることも大きな特徴の1つです。

学会クラウドで、ホームページにマイページを導入して、事務局業務も会員満足度もアップ

学会運営を効率化し、会員サービスの質を高めるためには、「マイページ」の導入が欠かせません。会員専用ページを設けることで、学会誌や通知の配信、情報管理をスムーズに行えるようになり、事務局・会員双方にとって大きなメリットがあります。そして、その導入をよりスムーズに行いたい学会様には、当社の学会クラウドをぜひご検討いただけますと幸いです。

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