学術大会を開催するにあたり、演題の募集や参加申込の受付・管理は非常に重要な業務です。しかし、これらの業務は煩雑で時間と手間がかかるため、効率化を求める学会様が多くいるのが実情です。特に、昨今のオンライン化の流れもあり、ITを活用した大会運営の需要は急速に高まっています。

この記事では、「学術大会用 演題登録システム」および「学術大会用 参加申込」業務を効率化するITソリューションについて詳しく解説し、後半では当社が提供するサービス「学会クラウド」の導入メリットについてもご紹介します。

演題登録業務の課題とIT化のメリット

学会における演題募集は、紙やExcelベースでの管理が主流だった時代から、少しずつオンライン化が進んできましたが、まだ完全にデジタル化されていない学会様も多く見られます。現在以下のような課題を抱えている学会様も少なくないのではないでしょうか。

よくある課題

・応募者からのメールでの演題提出に手間がかかる
・内容確認・修正依頼のやり取りが煩雑
・採択・不採択の管理や通知の手間
・抄録データの収集・整形作業が属人化

これらの課題を解決するのが、「学術大会用 演題登録システム」です。

システム導入のメリット

・24時間365日受付可能で、応募者は都合の良い時間に登録できる
・リアルタイムでの内容確認、修正が可能なため、事務局の作業を大幅削減できる
・採択結果のメール自動一括送信により人的作業を削減できる
・データの自動整理・抽出で、抄録集制作にも活用できる

演題登録のオンライン化により、業務負担は劇的に軽減され、事務局の人的リソースを他業務に回すことが可能になります。

参加申込業務のオンライン化がもたらす効率

参加申込もまた、学会運営における重要な業務の一つです。紙の申込書やFAX、メールによる受付は、確認作業や入力ミス、二重登録などのリスクも伴います。名簿を作成するのも一苦労です。

アナログ運用で起こりがちな問題

・申込内容の転記ミス
・支払い状況の確認が煩雑
・参加者情報の一元管理ができない
・名札や参加証発行が手作業

参加申込システムの導入効果

・オンライン完結型の申込フォームで情報がそのままデータベース化できる
・オンライン決済との連携でクレジット決済やコンビニ払いに対応できる
・申込者データの一元管理を実現することにより入金状況や申込種別も管理画面で確認できる
・自動で名札、領収書、参加証を発行することができ、印刷作業も自動化できる

このように、参加申込をIT化することで、参加者にとっても事務局にとっても利便性と精度が格段に向上します。

導入事例：IT活用で学会運営をスマートに変革

実際に、ある医学系学会様では、従来のメールとExcelベースでの演題登録・参加申込から、ITを導入した運用へとシフトしたことで、以下のような成果が得られました。

・演題登録にかかる作業時間が従来比で約70%削減
・ミスによる問い合わせが80%以上減少
・参加者満足度アンケートで「申込がスムーズだった」と回答した割合が92%

IT化は単なる効率化だけでなく、参加者の満足度や学会様の信頼性向上にもつながります。

学会運営をITで支える「学会クラウド」のご紹介

当社では、学術大会運営に特化したクラウド型システム「学会クラウド」を提供しています。中小規模から大規模の学会様まで、幅広い運営に対応可能です。初期設定から運用サポートまで一貫してご支援いたします。学会様の独自仕様にカスタマイズできること、オプションによって月額費用が増減しないことが特徴です。

詳しくは以下のページをご覧ください。
学会・学術・医療団体向け会員管理システムで毎月の事務作業が約50時間削減｜学会クラウド

まとめ

学術大会の運営には、ITの力が欠かせない時代になってきました。特に「学術大会用 演題登録システム」や「学術大会用 参加申込」といった領域は、IT導入による効率化の効果が大きく、事務局業務の改善に直結します。ぜひ、次回の大会運営では「学会クラウド」の導入をご検討ください。専門チームがあなたの学会運営をしっかりサポートいたします。