新年度の着任から1ヶ月が過ぎ、引き継いだWordPressの現状やリスク、コストの仕組みが見えてきた頃でしょうか。ここで、新任担当者である読者の方に、一歩先を見据えた大切な質問があります。「もし明日、あなたが突然体調を崩したり、来年また異動になったりした場合、このホームページは問題なく回り続けますか？」Web担当者の多くが陥る最大の罠が、業務の「属人化(ブラックボックス化)」です。連載の最終回となる今回は、担当者個人の負担を減らし、会社全体として安定したWordPress運用体制を築くための方法を解説します。

1. なぜWeb担当者の業務はブラックボックス化しやすいのか？

ホームページの管理業務は、社内で「わかる人が1人しかいない」という状態になりがちです。それは、他の社員から見ると「本来の業務とは別に難しそうなことをやっている」と敬遠され、誰も手を出さなってしまったり、日々の業務に追われ、「前任者から口頭で聞いた手順」のまま運用しており、ドキュメント(マニュアル)が残っていない。また、エラーが起きた際、担当者が必死に調べて裏で解決してしまうため、周囲はその苦労やリスクを把握できないといったトラブル対応のブラックボックス化などがあげられます。この状態は、担当者自身の業務負担を増やすだけでなく、「担当者が休むとサイトが更新できない」「退職時に引き継ぎが破綻する」といった、会社経営上の大きなリスクを孕んでいます。

2. 属人化を解消する3つのステップ

「自分しか触れない」状態から脱却し、組織としてWebサイトという資産を守るためには、以下のステップが必要です。

① 情報を一元化し、共有する

サーバーのログイン情報、ドメインの契約先、テーマやプラグインのライセンスキーなどを、個人PCではなく会社の共有ドライブやパスワード管理ツールで安全に共有しましょう。社内ポータル、社内イントラ等の活用も有効です。

② 誰でもできることとプロに任せることを分ける

ブログやお知らせの投稿など、操作が簡単な業務はマニュアル化して他部署と共有できるようにします。一方で、システムのアップデートやセキュリティ対策、エラー復旧といった専門知識が必要な業務は、個人の努力でカバーしようとせず、最初から仕組みとして外に切り出すべきです。

③ 外部の専属チームを確保する

特定個人に依存しない最も確実な方法は、WordPress保守の専門会社を会社のWeb部門として組み込むことです。これにより、担当者が誰になろうとも、サイトの品質と安全性は永久に保たれます。

3. 攻めのWeb運用に時間を使おう

守りの業務(保守やトラブル対応)を仕組み化して外注することの本質は、単なるリスク回避ではありません。新任担当者であるあなたの限られた時間を、より成果に繋がるコア業務へと集中させることにあります。

アクセス解析をもとにしたサイトの改善案を考え実行したり、新しいWebマーケティング施策の企画、顧客に刺さるコンテンツ(記事・動画)の企画など、売上を作るための業務に時間を使ってこそ、Web担当者としての評価も高まり、仕事の面白さも倍増します。

属人化ゼロの安心を。貴社のWeb部門になる「WordPress任せ太郎」

全5回にわたる連載をお読みいただき、ありがとうございました。「新年度の引き継ぎを機に、属人化しない強固な運用体制を作りたい」と感じていただけましたら、ぜひ「WordPress任せ太郎」を貴社のパートナーにお選びください。私たちは、あなた個人に負担が集中している「守りの運用」をすべて引き受けます。

WordPress任せ太郎をご利用いただくことで、私たちがサイトの仕様や履歴をすべて把握しているため、貴社内での引き継ぎ工数は実質ゼロになります。また、ブラックボックスになりがちなシステム管理を透明化。当社からのレポートで状況を全社に共有できるため、属人化の解消ができます。そして、担当者が有給休暇を取っている間も、体調を崩した時も、プロのエンジニアが貴社サイトを守り続けます。

新年度、あなたの手でWeb運用を仕組み化し、会社に新しい価値をもたらしませんか？まずはお気軽に、貴社のサイトの現状をお聞かせください。

WordPress保守は、WordPress任せ太郎