学会運営の事務局では「人手不足」や「業務の属人化」が深刻

多くの学術団体・研究会・学会において、事務局は少人数体制での運営が一般的です。会員からの問い合わせ対応、入退会手続き、会費の請求、参加申込や講演演題の管理など、膨大な業務を紙やExcelで管理しているケースも少なくありません。このような状況では、人的ミスや業務の属人化が発生しやすく、また、学会イベントのたびに過剰な負荷がかかってしまいます。

業務改善に役立つ「学会システム」の導入メリットとは

「学会システム」とは、学会における日常業務や大会運営などを効率化・自動化するための専用のITツールです。近年ではクラウド型の「学会運営システム」が普及し、事務局の負担軽減や業務の可視化に貢献しています。本記事では、導入による具体的なメリットを紹介していきます。

メリット1. 会員管理が効率化され、情報が一元化される

学会システムを導入することで、新規入会受付・承認処理や、会員情報の変更手続き、会員資格の更新や期日管理、会員区分ごとの権限管理などの会員管理業務が一元的に運用できます。Excelによる個別管理では煩雑だった情報管理も、システム上で一目で把握できる状態に整備されます。会員が自分で情報を更新できる「マイページ」機能を導入すれば、事務局対応の手間も大幅に軽減します。

メリット2. 学会運営システムで大会・イベントもスムーズに

学術大会や研究会、セミナーの開催時には、演題の募集・選定、参加申込、領収書の発行などの業務が発生します。学会運営システムを活用すれば、こうした作業をすべてWeb上で完結できる仕組みが構築できます。Webフォームによる演題登録・抄録提出にはじまり、審査・採択結果の通知、参加登録と支払手続き、オンライン参加用URLの自動送付などをシステム化することで、イベント運営のヒューマンエラーを最小限に抑え、参加者満足度も向上させることが可能です。

メリット3. 会費請求管理も自動化でき、未納リスクを低減

会費の請求や入金管理も、学会システムの重要な役割です。年1回の一括請求や、月次・四半期ごとの継続課金にも対応できるシステムを導入することで、請求忘れ・未入金の管理を自動化できます。会費額の自動計算（会員種別・年度単位）を行い、メールによる請求通知の自動送信、オンラインで支払状況のリアルタイムに確認することが可能です。また、会員の支払い方法に関しては、銀行振込の他にもクレジットカードやコンビニ決済などへの対応をすることで、会員側の利便性が向上し、入金率の向上にも直結します。

学会システムの導入で得られる全体的な効果

・担当者が変更になっても、マニュアル不要でスムーズに業務を引き継げるようになります。
・通知・リマインドメールの自動配信により、問い合わせ件数の削減や対応時間の短縮が可能です。
・クラウド化により、パソコンの故障や紛失時でもデータを安全に保管・管理できます。

学会事務局の「業務改善」を支援する『学会クラウド』のご紹介

当社が提供する学会クラウドは、学会特有の業務フローに最適化されたクラウド型の学会運営支援システムです。以下のような機能をご利用いただくことは可能です。(一部オプション機能)

・会員管理機能（マイページあり）
・学会大会の演題登録・査読管理
・参加申込・決済管理
・会費請求管理とリマインド機能
・メルマガ一斉配信・通知管理
・スマホ対応のUI

導入後も、操作方法や運用設計を専門スタッフがサポートします。カスタマイズ開発にも柔軟に対応しており、他のSaaS製品では対応しきれなかったお悩みにもお応えします。

学会・学術・医療団体向け会員管理システムで毎月の事務作業が約50時間削減｜学会クラウド