婦人科系の医学学会様向けに、国際学会への参加状況を効率的に取りまとめるための「参加集計システム」を開発しました。従来は担当の先生や事務局がメールや紙ベースで参加者を集約しており、大きな負担となっていましたが、本システムの導入によりその作業が大幅に効率化されています。

主な特徴

国際学会の情報をシステムに登録すると、全会員に案内メールが自動送信されます。案内を受け取った会員は、システム上で参加意思を登録することができ、一覧リストとして即時に集計されます。これにより、誰が参加予定かを事務局側で一目で把握できるようになりました。

また、学会開催が近づくと、会員は旅程情報や懇親会の幹事を引き受ける意思などを追加で登録することができます。これにより、現地での活動や懇親会開催に関する情報が整理され、円滑な運営が可能となりました。

導入効果

本システムの導入により、これまで参加者を取りまとめていた先生や事務局の負担が大幅に軽減されました。メールや電話での個別対応が不要となり、システムを通じて効率的かつ正確に情報を収集できるようになった点が大きな成果です。さらに、懇親会の開催や幹事決定といった現地での調整もスムーズに行えるようになり、学会参加者全体の利便性と満足度の向上、さらには国際学会への参加率向上にもつながっています。